İnsan Kaynakları

İnsan Kaynakları

İnsan kaynakları KVKK ile yakından ilgilidir. Çünkü  insan kaynakları departmanında görev alanlar çalışanları istihdam ederken bazı bilgilerin kaydını tutmaktadır. İşe alım süreci çok aşamalı bir süreçtir ve adayların özgeçmişi ve diğer kişisel bilgilerinin aday havuzunda toplanması gerekir. Ayrıca başvuran kişinin işe alımı onaylanmışsa çalışan bilgilerinin ilgili yerlerde kayıt altına alınması da şarttır. İşe alımlarda öncelikle başvuru formları hazırlanır.

Başvuru formlarında adayın kimlik bilgileri, sağlığıyla alakalı bilgiler ve daha önce çalıştığı kurumlara ait bilgiler yer alır. KVKK adayların işe giriş işlemlerinde verdikleri bilgiler için adayların hakkını gözetiyor. Ayrıca KVKK kişinin özgeçmiş bilgilerinin ne amaçla alındığı, nereye ibraz edileceği ve nerelerde kullanılacağına dair çalışanın kişisel veri gizliliğine ilişkin maddelerle çalışanı koruyor.

Kişisel Bilgileri Toplayan İnsan  Kaynakları Departmanının Görevi Nedir?

İnsan kaynakları KVKK yasasında yer alan çalışan haklarının korunmasını ve çalışanların kişisel verilerinin gizli tutulmasına ilişkin bilgilere göre hareket eder. Çünkü işe alım sürecinde aday kişisel bilgilerinin nerelerde kullanılacağına dair tam olarak fikri olmadığından gelecekteki süreçte herhangi bir sıkıntıya maruz kalmaması için haklarının yasalarla korunması şarttır. Peki, insan kaynakları departmanı adayların kişisel verilerini elde ettikten sonra nasıl hareket etmelidir?

-İnsan kaynaklarında işe alımdan sorumlu kişi adayların kişisel verilerini kime ilettiğini bilmelidir.

-İş ilanında işe alımların hangi kurum için yapılacağı açıkça belirtilmelidir. Şayet başka bir aracı kurum vasıtasıyla işe alım gerçekleşecekse alım yapacak  kurum kendi bilgilerini belirtip kendini tanıtmalıdır.

-İnsan kaynakları departmanı adaylardan alınan bilgilerin hangi alanda kullanılacağını adaylara detaylıca anlatmalıdır.

-Adaylardan elde edilen veriler amacı dışında kullanılmamalıdır. Eğer aday bilgileri şirketin tanıtımının yapıldığı mail adresine eklenmek istiyorsa mutlaka bu durum adaya bildirilmelidir.

-İnsan kaynakları departmanı görevlisi kesinlikle ihtiyaç dışında veri toplamamalıdır. Örneğin her başvuru yapan adaydan banka hesap bilgilerinin alınması doğru değildir. Sadece işe alınan adayların banka hesap bilgilerinin alınması gerekir.

-Yalnızca başvurulan pozisyona ait bilgiler alınmalıdır. Öğretmen alımı yapılacaksa adaylardan formasyon belgesi istenebilir onun haricinde pozisyon dışında belge istemek uygun değildir.

-Adaylardan elde edilen tüm veriler amacına uygun ve yasalarda yazılı olan kurallara göre saklanmalı ve arşivlenmelidir.

-Kişisel veriler açık rıza olmaksızın herhangi bir üçüncü şahıs ya da şirketle paylaşılmamalıdır.

-Başvuru formunda referans bilgisi talep edildiyse özgeçmişte referans için aranacak kişiler önceden adaya bildirilmelidir.

İnsan Kaynakları Departmanı Adayların Bilgilerini Ne Kadar Süre Saklayabilir?

İnsan kaynakları KVVK içeriğinde yazılı olarak belirtilmiş kişisel verileri saklama, yok etme, arşivleme ve dosyalama gibi konular hakkında kesin ve net bilgilere hakim olmalıdır. İnsan kaynaklarında çalışan görevli adayların bilgilerini şu esaslara göre düzenleyebilir:

-Kişi eğer başvurulan pozisyon için işe alınmışsa adayların kişisel bilgileri, referansları ve banka hesap numaralarını kapsayan bilgiler yasalara uygun bir şekilde kişi çalışmaya devam ettiği sürece saklanabilir.

-Kişi özgeçmişini gönderip işe alımı gerçekleşmemişse bu bildirileri hiç vakit kaybetmeden yok etmek gereklidir. Aday bilgilerinin saklanmadığı ve imha edildiğine dair insan kaynakları tarafından bilgilendirilmelidir.

-Kişi işe kabul edilip daha sonra işten ayrıldıysa çıkış yaptığı tarih esas alınarak kişinin özgeçmişi ve diğer kişisel bilgilerinin yok edilmesi gerekir.

İnsan Kaynaklarında Yer Alan Kişisel Veri Envanteri Ne Demektir?

İnsan kaynakları KVKK gereğince kişilerin işe alım sürecinde kişisel veri envanteri hazırlar. Kişisel veri envanteri, veri sorumlularının iş süreçlerine ilişkin olarak gerçekleştirdikleri kişisel veri işleme durumlarını belli başlı kategorilere uygun bir şekilde detaylandırarak hazırladığı dosyadır. Kişisel veri envanteri, kişisel veri işleme amacı, hukuki neden, veri sınıfı, gönderilen alıcı grubu ve veri konusuna uygun bir şekilde ilgili kategorilere göre düzenlenir

Ayrıca kişisel veriler için gerekli olan maksimum saklama süresi, yabancı ülkelere aktarım yapılmasının gerekliliği ve veri güvenliği için alınan gerekli önlemler kişisel veri envanteri üzerinde açıklanır. Kişisel verilen korunması alanındaki çalışmalara bakıldığından kişilerin esasında gerekli olmayan verilerinin de işlendiği görülebilir. Bu bakımdan kişisel verilerin otoriteler tarafından uygun görülen kısımlarının saklanması gerekir. İnsan kaynakları birimi KVKK maddelerinde detaylandırılan koşullara uygun saklamalıdır. Gereksiz veriyi saklamak ve korumak veriler üzerindeki hakimiyetin düzgün sağlanamamasına neden olur. Bu durum da kişilerin hak ve özgürlükleri ile kişisel veri güvenliği için risk teşkil eder.